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Schulungsübersicht

Einführung in die Dokumenten- und Aktenverwaltung

  • Was ist Dokumentenmanagement und warum es wichtig ist
  • Wichtige Begriffe: Dokumente, Archive, Informationswerte
  • Grundsätze einer guten Dokumentengovernance

Regulatorische Rahmenbedingungen und Compliance

  • Gesetze über öffentliche Aufzeichnungen und Aufbewahrungspflichten
  • Audits und rechtliche Sperrfristen (Legal Holds)
  • ISO 15489 und weitere internationale Normen

Lebenszyklusmanagement von Unterlagen

  • Erstellung, Klassifikation, Lagerung, Aufbewahrung, Vernichtung
  • Metadatenmanagement und Nachverfolgbarkeit
  • Archivierungs- und sichere Vernichtungsprotokolle

Klassifikation und Aufzeichnungsschemata

  • Entwicklung von Klassifikationsmodellen
  • Festlegung von Aufbewahrungsregeln gemäss rechtlichen, finanziellen und operativen Anforderungen
  • Überprüfungsrhythmen und Management von Ausnahmen

Dokumente in digitaler Form und Automatisierung

  • Elektronische Dokumenten- und Aktenverwaltungssysteme (EDRMS)
  • Digitalisierung und Metadaten-Kennzeichnung
  • Nutzung von Automatisierung für Compliance und Effizienz

Change Management und Adoption

  • Schulung des Personals zu neuen Verfahren
  • Einbindung der Führungsebene und Change Champion
  • Entwicklung interner Richtlinien und Benutzerhandbücher

Praktische Übungen und Zusammenfassung

  • Kasusstudie: Mapping eines Dokumentenlebenszyklus für eine Regierungsabteilung
  • Praxis: Erstellung eines Aufzeichnungsschemas
  • Häufige Fallstricke und gewonnene Erkenntnisse

Zusammenfassung und nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Grundkenntnisse in Dokumentationspraktiken der Organisation
  • Erfahrung im Umgang mit Informationsverarbeitung- oder Archivierungsprozessen
  • Vertrautheit mit Compliance-Vorschriften oder Verfahren der öffentlichen Verwaltung

Zielgruppe

  • Dokumenten- und Aktenverwaltungsspezialisten
  • Fachleute für Informationsgovernance
  • Öffentliche Verwalter und Compliance-Mitarbeiter
 7 Stunden

Teilnehmerzahl


Preis je Teilnehmer (exkl. USt)

Kommende Kurse

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