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Schulungsübersicht
Einführung in die Dokumenten- und Aktenverwaltung
- Was ist Dokumentenmanagement und warum es wichtig ist
- Wichtige Begriffe: Dokumente, Archive, Informationswerte
- Grundsätze einer guten Dokumentengovernance
Regulatorische Rahmenbedingungen und Compliance
- Gesetze über öffentliche Aufzeichnungen und Aufbewahrungspflichten
- Audits und rechtliche Sperrfristen (Legal Holds)
- ISO 15489 und weitere internationale Normen
Lebenszyklusmanagement von Unterlagen
- Erstellung, Klassifikation, Lagerung, Aufbewahrung, Vernichtung
- Metadatenmanagement und Nachverfolgbarkeit
- Archivierungs- und sichere Vernichtungsprotokolle
Klassifikation und Aufzeichnungsschemata
- Entwicklung von Klassifikationsmodellen
- Festlegung von Aufbewahrungsregeln gemäss rechtlichen, finanziellen und operativen Anforderungen
- Überprüfungsrhythmen und Management von Ausnahmen
Dokumente in digitaler Form und Automatisierung
- Elektronische Dokumenten- und Aktenverwaltungssysteme (EDRMS)
- Digitalisierung und Metadaten-Kennzeichnung
- Nutzung von Automatisierung für Compliance und Effizienz
Change Management und Adoption
- Schulung des Personals zu neuen Verfahren
- Einbindung der Führungsebene und Change Champion
- Entwicklung interner Richtlinien und Benutzerhandbücher
Praktische Übungen und Zusammenfassung
- Kasusstudie: Mapping eines Dokumentenlebenszyklus für eine Regierungsabteilung
- Praxis: Erstellung eines Aufzeichnungsschemas
- Häufige Fallstricke und gewonnene Erkenntnisse
Zusammenfassung und nächste Schritte
Voraussetzungen
- Grundkenntnisse in Dokumentationspraktiken der Organisation
- Erfahrung im Umgang mit Informationsverarbeitung- oder Archivierungsprozessen
- Vertrautheit mit Compliance-Vorschriften oder Verfahren der öffentlichen Verwaltung
Zielgruppe
- Dokumenten- und Aktenverwaltungsspezialisten
- Fachleute für Informationsgovernance
- Öffentliche Verwalter und Compliance-Mitarbeiter
7 Stunden