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Schulungsübersicht
Einführung in die Aktenführung Management
- Was ist Aktenmanagement und warum ist es wichtig?
- Schlüsselbegriffe: Akten, Archive, Informationsbestände
- Prinzipien einer guten Aktenverwaltung
Regulatorische Rahmenbedingungen und Einhaltung der Vorschriften
- Gesetze über öffentliche Akten und Aufbewahrungspflichten
- Auditierung und rechtliche Verpflichtungen
- ISO 15489 und andere internationale Standards
Aktenlebenszyklus Management
- Erstellung, Klassifizierung, Speicherung, Aufbewahrung, Beseitigung
- Metadatenmanagement und Rückverfolgbarkeit
- Sicherheitsprotokolle für Archivierung und vernichtung
Klassifizierung und Aufbewahrungsplanung
- Aufbau von Klassifikationssystemen
- Festlegung von Aufbewahrungsvorschriften aufgrund rechtlicher, finanzieller und operativer Anforderungen
- Überprüfungszyklen und Ausnahmenmanagement
Digitale Akten und Automatisierung
- Elektronische Dokumenten- und Aktenmanagementsysteme (EDRMS)
- Digitalisierung und Metadatenschlagwörter
- Nutzung von Automatisierung zur Einhaltung der Vorschriften und Effizienzsteigerung
Change Management und Einführung
- Ausbildung des Personals in neuen Verfahren
- Engagement von Führungskräften und Veränderungsagenten
- Aufbau interner Richtlinien und Benutzerhandbücher
Praktische Übungen und Wiederholung
- Fallstudie: Abbildung des Aktenlebenszyklus für eine Regierungsabteilung
- Hände-dreckig-Methode: Erstellen eines Aufbewahrungsschemas
- Häufige Fehler und erzielte Lektionen
Zusammenfassung und weitere Schritte
Voraussetzungen
- Eine Verständnis der Dokumentationspraktiken in Organisationen
- Erfahrung mit Informationsverwaltung oder Archivprozessen
- Kenntnisse über Compliance- oder öffentliche Verwaltungsverfahren
Zielgruppe
- Aktenbeamte
- Professionelle der Informationsgovernance
- Öffentliche Beamte und Compliance-Mitarbeiter
7 Stunden