Schulungsübersicht

Einführung in die Aktenführung Management

  • Was ist Aktenmanagement und warum ist es wichtig?
  • Schlüsselbegriffe: Akten, Archive, Informationsbestände
  • Prinzipien einer guten Aktenverwaltung

Regulatorische Rahmenbedingungen und Einhaltung der Vorschriften

  • Gesetze über öffentliche Akten und Aufbewahrungspflichten
  • Auditierung und rechtliche Verpflichtungen
  • ISO 15489 und andere internationale Standards

Aktenlebenszyklus Management

  • Erstellung, Klassifizierung, Speicherung, Aufbewahrung, Beseitigung
  • Metadatenmanagement und Rückverfolgbarkeit
  • Sicherheitsprotokolle für Archivierung und vernichtung

Klassifizierung und Aufbewahrungsplanung

  • Aufbau von Klassifikationssystemen
  • Festlegung von Aufbewahrungsvorschriften aufgrund rechtlicher, finanzieller und operativer Anforderungen
  • Überprüfungszyklen und Ausnahmenmanagement

Digitale Akten und Automatisierung

  • Elektronische Dokumenten- und Aktenmanagementsysteme (EDRMS)
  • Digitalisierung und Metadatenschlagwörter
  • Nutzung von Automatisierung zur Einhaltung der Vorschriften und Effizienzsteigerung

Change Management und Einführung

  • Ausbildung des Personals in neuen Verfahren
  • Engagement von Führungskräften und Veränderungsagenten
  • Aufbau interner Richtlinien und Benutzerhandbücher

Praktische Übungen und Wiederholung

  • Fallstudie: Abbildung des Aktenlebenszyklus für eine Regierungsabteilung
  • Hände-dreckig-Methode: Erstellen eines Aufbewahrungsschemas
  • Häufige Fehler und erzielte Lektionen

Zusammenfassung und weitere Schritte

Voraussetzungen

  • Eine Verständnis der Dokumentationspraktiken in Organisationen
  • Erfahrung mit Informationsverwaltung oder Archivprozessen
  • Kenntnisse über Compliance- oder öffentliche Verwaltungsverfahren

Zielgruppe

  • Aktenbeamte
  • Professionelle der Informationsgovernance
  • Öffentliche Beamte und Compliance-Mitarbeiter
 7 Stunden

Teilnehmerzahl


Price per participant (excl. VAT)

Kommende Kurse

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