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 Dauer 7 Stunden

Schulungsübersicht

Einführung in Aktentechniken und Dokumentationsmanagement

  • Arten von Ablagesystemen (alphabetisch, numerisch, thematisch, geografisch)
  • Vorteile und Nachteile der verschiedenen Systeme
  • Rolle der Dokumentation in Organisationen
  • Rechtliche und regulatorische Anforderungen

Einführung eines effektiven Ablagesystems

  • Bewertung der organisatorischen Bedürfnisse
  • Auswahl des geeigneten Ablagesystems
  • Standardisierung der Benennungskonventionen für Dateien
  • Arten von Aktenschränken und Lösungen für die Aufbewahrung
  • Techniken für Beschriftung und Indexierung

Verwaltung aktiver Aufzeichnungen

  • Identifizierung aktiver Aufzeichnungen
  • Strategien für die Verwaltung aktiver Aufzeichnungen
  • Erstellung eines Dateiplans
  • Einführung und Pflege des Dateiplans

Elektronisches Dokumentenmanagement

  • Einführung in Systeme für das elektronische Dokumentenmanagement (EDMS)
  • Vorteile der digitalen Ablage
  • Best Practices für das Scannen von Dokumenten
  • Verwaltung gescannter Dokumente

Verwaltung des Aufzeichnungslebenszyklus

  • Standards für die Erstellung von Dokumenten
  • Erfassung von Aufzeichnungen im System
  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen
  • Rechtliche und regulatorische Compliance für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen
  • Sichere und schützende Entsorgung von Aufzeichnungen

Sicherheit und Vertraulichkeit

  • Sicherheitsprotokolle für physische und elektronische Aufzeichnungen
  • Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen
  • Verstehen von Datenschutzgesetzen und -regelungen
  • Sicherstellung der Compliance in Dokumentationspraktiken

Archivierung und Erhaltung

  • Methoden für die Archivierung von Aufzeichnungen
  • Lösungen für die Langzeitaufbewahrung
  • Konservierungstechniken für physische Aufzeichnungen
  • Sicherstellung der Langlebigkeit elektronischer Aufzeichnungen

Einführung von Best Practices

  • Standardisierte Arbeitsverfahren (SOP)
  • Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse

Voraussetzungen

  • Keine Voraussetzungen erforderlich

Zielgruppe

  • Office-Manager
  • Administrative Assistenten

Teilnehmerzahl


Preis je Teilnehmer (exkl. USt)

Erfahrungsberichte (3)

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