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Schulungsübersicht

Einführung in Ablagesysteme und Dokumentation

  • Arten von Ablagesystemen (alphabetisch, numerisch, sachlich, geografisch)
  • Vor- und Nachteile der verschiedenen Systeme
  • Rolle der Dokumentation in Organisationen
  • Gesetzliche und behördliche Anforderungen

Aufbau eines effektiven Ablagesystems

  • Erfassung der organisatorischen Bedürfnisse
  • Auswahl des geeigneten Ablagesystems
  • Standardisierung von Dateibenennungen
  • Arten von Aktenschränken und Lagerlösungen
  • Techniken zur Beschriftung und Indexierung

Verwaltung aktiver Unterlagen

  • Identifikation aktiver Unterlagen
  • Strategien zum Management aktiver Unterlagen
  • Erstellung eines Ablageplans
  • Umsetzung und Pflege des Ablageplans

Elektronisches Dokumentenmanagement

  • Einführung in elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS)
  • Vorteile der digitalen Ablage
  • Best Practices für das Scannen von Dokumenten
  • Verwaltung gescannter Dokumente

Lebenszyklusmanagement von Unterlagen

  • Standards für die Erstellung von Unterlagen
  • Erfassung von Unterlagen im System
  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen
  • Gesetzliche und behördliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Unterlagen
  • Sichere und konforme Vernichtung von Unterlagen

Sicherheit und Vertraulichkeit

  • Sicherheitsprotokolle für physische und elektronische Unterlagen
  • Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen
  • Verständnis der Datenschutzgesetze und -bestimmungen
  • Sicherstellung der Compliance in Dokumentationsprozessen

Archivierung und Erhalt

  • Methoden zur Archivierung von Unterlagen
  • Lagerlösungen für Langzeitarchivierung
  • Konservierungstechniken für physische Unterlagen
  • Sicherstellung der Langlebigkeit elektronischer Unterlagen

Umsetzung von Best Practices

  • Standardisierte Arbeitsanweisungen (SOPs)
  • Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse

Zusammenfassung und nächste Schritte

Voraussetzungen

  • Keine Vorkenntnisse erforderlich

Zielgruppe

  • Büromanagerinnen und -manager
  • Verwaltungsassistentinnen und -assistenten
 7 Stunden

Teilnehmerzahl


Preis je Teilnehmer (exkl. USt)

Erfahrungsberichte (3)

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