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Dauer 7 Stunden
Schulungsübersicht
Einführung in Aktentechniken und Dokumentationsmanagement
- Arten von Ablagesystemen (alphabetisch, numerisch, thematisch, geografisch)
- Vorteile und Nachteile der verschiedenen Systeme
- Rolle der Dokumentation in Organisationen
- Rechtliche und regulatorische Anforderungen
Einführung eines effektiven Ablagesystems
- Bewertung der organisatorischen Bedürfnisse
- Auswahl des geeigneten Ablagesystems
- Standardisierung der Benennungskonventionen für Dateien
- Arten von Aktenschränken und Lösungen für die Aufbewahrung
- Techniken für Beschriftung und Indexierung
Verwaltung aktiver Aufzeichnungen
- Identifizierung aktiver Aufzeichnungen
- Strategien für die Verwaltung aktiver Aufzeichnungen
- Erstellung eines Dateiplans
- Einführung und Pflege des Dateiplans
Elektronisches Dokumentenmanagement
- Einführung in Systeme für das elektronische Dokumentenmanagement (EDMS)
- Vorteile der digitalen Ablage
- Best Practices für das Scannen von Dokumenten
- Verwaltung gescannter Dokumente
Verwaltung des Aufzeichnungslebenszyklus
- Standards für die Erstellung von Dokumenten
- Erfassung von Aufzeichnungen im System
- Festlegung von Aufbewahrungsfristen
- Rechtliche und regulatorische Compliance für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen
- Sichere und schützende Entsorgung von Aufzeichnungen
Sicherheit und Vertraulichkeit
- Sicherheitsprotokolle für physische und elektronische Aufzeichnungen
- Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen
- Verstehen von Datenschutzgesetzen und -regelungen
- Sicherstellung der Compliance in Dokumentationspraktiken
Archivierung und Erhaltung
- Methoden für die Archivierung von Aufzeichnungen
- Lösungen für die Langzeitaufbewahrung
- Konservierungstechniken für physische Aufzeichnungen
- Sicherstellung der Langlebigkeit elektronischer Aufzeichnungen
Einführung von Best Practices
- Standardisierte Arbeitsverfahren (SOP)
- Kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsprozesse
Voraussetzungen
- Keine Voraussetzungen erforderlich
Zielgruppe
- Office-Manager
- Administrative Assistenten
Erfahrungsberichte (3)
Ich konnte sofort erkennen, wo ich fehlerhaft ausgefüllt habe, und werde meine Ausfüllweise definitiv verbessern.
Tsholofelo Ntshana-Phasha - Problast bs (pty) ltd
Kurs - Filing Techniques and Documentation Management
Maschinelle Übersetzung
Benennung von Ordnern zur Sicherstellung von Konsistenz und Struktur
Esther Xalabile - Problast bs (pty) ltd
Kurs - Filing Techniques and Documentation Management
Maschinelle Übersetzung
es ist praktisch und informativ.
Keitumetse Sinah Ramokoka
Kurs - Filing Techniques and Documentation Management
Maschinelle Übersetzung